George Tooker (1920-2011) - Government Bureau – 1956

La sperimentazione del fascicolo informatico d’impresa in Lombardia

di Paola Consonni e Giuseppe Aquino

La Burocrazia viene spesso percepita e descritta come un “Moloch”, un mostro terribile pronto a fagocitare tra le sue fauci gli ignari utenti. Al di là dei pregiudizi, è innegabile che la Pubblica Amministrazione sia molto più simile alla gabbia di ferro descritta da Weber che ad un’organizzazione flessibile e caratterizzata dalla cultura del servizio nei confronti degli utenti. Senza fare riferimento ad esperienze personali che tutti abbiamo vissuto, i diversi monitoraggi sulla competitività mostrano come uno dei freni principali allo sviluppo del paese, soprattutto per le imprese, sia la Pubblica Amministrazione ed i suoi molteplici vincoli. Secondo il World Economic Forum, Executive Opinion Survey 2016, uno dei principali ostacoli incontrati dalle impresa è proprio la burocrazia.

Ma la Pubblica Amministrazione in Italia è rimasta ferma al secolo scorso, vittima di un immobilismo endemico, oppure sono stati fatti dei passi avanti? Negli articoli precedenti abbiamo mostrato che la risposta non è semplice dal momento che non esiste solo la Pubblica Amministrazione al singolare ma sussistono diverse Pubbliche Amministrazioni, differenziate sia a livello territoriale che per settori.

In questo articolo vorremmo mostrare invece un interessante ed utile sperimentazione che sta prendendo piede in Lombardia e che potenzialmente potrebbe agevolare le imprese riducendo i tempi di istruttoria delle istanze e di risposta da parte delle amministrazioni coinvolte nel procedimento amministrativo.

Il fascicolo informatico d’impresa è uno strumento innovativo previsto dal legislatore nazionale al fine di semplificare i rapporti tra utenza e Pubblica Amministrazione, permette inoltre alle Amministrazioni Pubbliche di essere adempienti nei confronti delle disposizioni normative concernenti il divieto di chiedere documenti già in possesso da parte di altri enti pubblici.

Tale strumento prevede infatti che tutti i dati, i documenti e le informazioni presentati in modalità telematica da parte dell’impresa alla Pubblica Amministrazione con la quale si interfaccia, debbano confluire in un fascicolo informatico. Una volta alimentato questo fascicolo virtuale, creato automaticamente per ogni impresa, le Pubbliche Amministrazioni potranno recuperare le informazioni presenti e necessarie per determinati procedimenti, senza doverle richiedere o far compilare ulteriore documentazione alle imprese.

Come evidenziato da Regione Lombardia nella relazione sugli esiti della prima fase della sperimentazione del Fascicolo Informatico d’Impresa, questo importante intervento persegue le seguenti finalità:

1. Semplificazione amministrativa, mediante l’utilizzo telematico dei dati dell’impresa e l’eliminazione delle richieste all’impresa dei documenti già in possesso della pubblica amministrazione;
2.  Trasparenza amministrativa attraverso l’individuazione dei responsabili dei procedimenti e l’evidenza dello stato dei procedimenti;
3. Riduzione dei costi diretti e indiretti a carico delle imprese e della Pubblica Amministrazione, attraverso la completa informatizzazione dei flussi e la condivisione delle informazioni tra uffici coinvolti;
4.  Efficienza e qualità nei controlli e nel servizio reso al cittadino, attraverso la razionalizzazione dei controlli effettuati dalle pubbliche amministrazioni.

Il rapporto precedentemente citato, riporta che “nel mese di novembre 2015 è stato rilasciato il prototipo nazionale del Fascicolo Informatico d’Impresa, che ha costituito lo strumento operativo a disposizione dei quattordici SUAP e delle dodici Camere di commercio lombarde, al fine di sperimentarne la consultazione e l’alimentazione, con la restituzione di feedback di usabilità e di proposte di miglioramento.

Oltre ai soggetti lombardi coinvolti nel percorso sperimentale, la funzionalità di consultazione del Fascicolo Informatico d’Impresa è stata resa disponibile, contestualmente al rilascio del prototipo nazionale, alle Camere di Commercio di Avellino, L’Aquila, Lecce e Venezia nonché gli Sportelli unici dei Comuni di Avezzano (AQ), Leverano (LE), Lioni (AV) e Venezia (VE). Dall’inizio del 2016, tutte le pubbliche amministrazioni possono accedere al Fascicolo per la consultazione dei documenti informatici afferenti le imprese attive sul territorio nazionale.”

Durante questa prima fase di sperimentazione non è ancora ammessa la possibilità di inserimento di documenti e informazioni direttamente da parte dell’impresa (è una procedura ancora in fase di definizione) ma soltanto da parte degli Sportelli Unici per le Attività produttive e grazie all’interscambio di dati attraverso  una cooperazione applicativa tra Pubbliche Amministrazioni (attualmente sono attive cooperazioni applicative con la banca dati Ecocerved del Ministero dell’Ambiente e con la banca dati Accredia).

Infatti, ai sensi dell’art. 43 bis del D.P.R. 445/2000, recante “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”, lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) deve inviare alla Camera di commercio territorialmente competente la documentazione relativa all’esercizio dell’attività d’impresa (ovvero le comunicazioni, gli atti di autorizzazione, licenza, concessione, permesso o nulla osta comunque denominati) ai fini dell’inserimento nel Repertorio delle notizie Economiche e Amministrative (REA) e della raccolta e conservazione in un fascicolo informatico per ciascuna impresa.

Sostanzialmente le pratiche presentate agli Sportelli Unici lombardi confluiscono automaticamente (al momento di ricezione della pratica e di chiusura della stessa) nel fascicolo informatico d’impresa nel caso in cui i SUAP utilizzino l’applicativo camerale www.impresainungiorno.gov.it per la gestione delle pratiche, mentre per gli altri comuni il collegamento può realizzarsi tramite l’applicativo Su.Ri  (programma di interscambio tra SUAP e Registro Imprese).

Il Fascicolo è suddiviso in sezioni e la catalogazione dei documenti viene effettuata sulla base di una tassonomia individuata a livello nazionale. La tassonomia classifica i documenti informatici per classe e quindi per tipologia di riferimento e dal rapporto precedentemente citato si evince che è prevista “una funzionalità relativa all’indicazione della fonte di provenienza del singolo documento, riportando la data di trasmissione e il procedimento nell’ambito del quale il documento è stato acquisito. L’attività di alimentazione è attualmente in corso e proseguirà in maniera costante nei prossimi mesi. Per ciascuna impresa, vengono rese visibili le sole sezioni alimentate, ossia le sole classi contenenti documenti. L’alberatura della tassonomia è strutturata in otto classi di documenti. Le classi contemplano complessivamente cinquantasei voci, corrispondenti ad altrettante tipologie di documenti informatici. All’interno di ciascuna classe è prevista la categoria “altro”, utile a ricomprendere le eventuali tipologie di documenti non ancora classificate.”

Tutte le Pubbliche Amministrazioni possono consultare gratuitamente i documenti confluiti nel fascicolo. L’accesso alla consultazione avviene attraverso il sito web “verifiche.pa”, utilizzabile da parte di tutte le pubbliche amministrazioni iscritte all’elenco IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni).

Sempre consultando documenti ufficiali e siti istituzionali, possiamo rilevare che nel 2015 è stata avviata la prima fase della sperimentazione in Lombardia che ha riguardato solo i 12 capoluoghi di provincia e altri due comuni rilevanti per dimensione, popolazione residente d’imprese e volume di pratiche istruite nel corso dell’anno.

Nel 2016, la sperimentazione è entrata nella seconda fase e sono stati coinvolti circa 160 comuni in totale; si prevede nella terza e ultima fase di coinvolgere tutti i comuni lombardi.

Sembra quindi che ci siano voluti circa quindici anni per implementare in modo limitato e sperimentale un intervento previsto nella normativa a partire dal 2000, in realtà l’articolo 43 bis è stato introdotto dall'art. 6, comma 2, lettera f-quinquies), della Legge n. 106 del 2011. A nostro avviso, quattro anni sembrano un periodo normale per implementare una nuova politica pubblica e passare dalla carta alla realtà dei fatti.

Dal momento che un intervento di questo tipo ha rilevanza su tutto il territorio nazionale, è necessario progettarlo e svilupparlo prevedendo sia un’iniziale analisi di fattibilità, che comunque richiede tempo e spesso prevede la necessità di ridisegnare la policy, sia una necessaria fase di sperimentazione su un target ristretto per individuare possibili effetti inattesi o semplicemente il feedback degli stakeholders.

La sperimentazione del fascicolo informatico d’impresa non risponde solo ad una particolare necessità rilevata dalle imprese e dalla normativa, ma è un chiaro indice del (lento) cambiamento di paradigma che sta avvenendo nella Pubblica Amministrazione.

Questo ed altri interventi infatti servono anche a creare e ad implementare concretamente la cultura del servizio all’interno delle Pubbliche Amministrazioni: l’utente inizia ad essere visto anche come un cliente, i suoi bisogni e le sue necessità vengono poste al centro dell’attenzione da parte della Pubblica Amministrazione: ad esempio, permettendo di visualizzare l’andamento e lo stato della pratica che ha presentato e garantendo il rispetto dei termini individuati dalla normativa di riferimento.

L’ostacolo più grande alla piena implementazione di questa nuova “cultura del servizio”, rimane però la parziale digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni e delle loro procedure. Tuttavia la sperimentazione del fascicolo informatico d’impresa è uno dei primi passi sia verso questa cultura del servizio sia verso la corretta e concreta digitalizzazione dei procedimenti amministrativi: un ente terzo che si avvale del fascicolo, non deve più richiedere una copia cartacea o l’invio tramite mail o PEC (Posta Elettronica Certificata) della pratica digitale ma può direttamente andarla a recuperare da questo importante repository di informazioni, permettendo un notevole risparmio di tempo (banalmente, non deve aspettare la risposta da parte dell’utente o di un’altra PA) e una notevole riduzione dei costi legati alla trasmissione dei documenti.

Ovviamente lo scopo di questo articolo è quello di presentare in modo divulgativo la sperimentazione di un nuovo intervento. Sul fascicolo informatico d’impresa c’è ancora molto da descrivere e da analizzare, abbiamo però voluto dare una visione generale e d’insieme. Ci riserviamo ulteriori e approfondite analisi in qualche articolo futuro.