La lettera commerciale è una lettera personale.
La lettera è una forma di una comunicazione scritta che ha il vantaggio, non solo di lasciare traccia del contenuto, ma anche di essere ponderata, ripensata, corretta o riscritta. Può essere riletta, valutata, archiviata, accettata, discussa, oppure cestinata.
Per tale motivo, la lettera commerciale (o formale) in particolare, è uno strumento essenziale nei rapporti tra le imprese, al fine di transazioni commerciali e da essa può dipendere l'esito di molti affari.
La struttura della lettera formale, a differenza di quella cosiddetta personale o confidenziale è quindi, abbastanza rigida nelle varie parti che la compongono e poco si presta alla creatività o a stili soggettivi.
Ha spesso un tono formalmente cordiale ma distaccato, soprattutto quando è rivolta ad un destinatario che non si conosce personalmente.
La parte introduttiva è generalmente composta da frasi fatte per entrare subito in media res; mentre il corpo centrale che contiene la comunicazione vera e propria, rispetta i seguenti criteri:
- Uso corretto dell'ortografia, della sintassi e della punteggiatura (una virgola omessa o fuori posto può cambiare completamente il significato di una frase, compromettendo la giusta comprensione di un intero concetto).
- Chiarezza. Il testo è esposto in modo preciso e comprensibile, onde evitare malintesi o errate interpretazioni.
- Sintesi. Evitando ridondanze e frasi non necessarie, l'attenzione del lettore non viene distolta dal concetto principale. Se vi sono più temi da affrontare, si fa capoverso per ognuno di essi. La concisione favorisce la chiarezza.
- Completezza. L'inserimento di alcuni dettagli e precisazioni brevemente esposti, sono ritenuti utili per la totale comprensione del testo.
Infine, anche i saluti che precedono la firma ed i riferimenti personali ed aziendali, sono di solito rivolti con frasi di chiusura convenzionali.
Se ripartiamo però, dal presupposto che i rapporti tra aziende sono prima di tutto relazioni tra persone, va da sé che una siffatta comunicazione formale, senza uno stile personale, pur essendo efficace sul piano della comprensione, di certo non avvicina le parti sul piano umano e può rendere difficoltoso se non vano, ogni tentativo di interazione. Al contrario, possiamo ben immaginare quanto una lettera, se “personalizzata” e “umanizzata”, possa contribuire in modo determinante a dare valore all'intero e a volte, lungo processo di costruzione e sviluppo di molte relazioni professionali, favorendo un contesto di apertura al dialogo, impostato su fiducia, collaborazione, disponibilità ed impegno reciproci delle parti.
Una lettera commerciale che pur essendo indirizzata ad un'azienda, è in realtà letta da una persona fisica va considerata allora, a tutti gli effetti, una lettera personale. Pertanto, andrebbe pensata per la persona a cui è rivolta, al ruolo che riveste all'interno dell'azienda e, pur nella dovuta forma rispettosa e professionale che il rapporto richiede, scritta con un tono cordiale, ma colloquiale e personalizzato, evitando per esempio, la rigidità espressiva nell'esposizione dei concetti, le frasi fatte, i saluti convenzionali, i troppi tecnicismi, il distacco umano.
Una lettera così presentata, non solo identifica e distingue immediatamente il mittente azienda/persona, ma può rappresentare un valido strumento di comunicazione con tutte le potenzialità per instaurare, sviluppare e/o rafforzare rapporti aziendali al fine del buon esito delle transazioni commerciali.
